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讓桌面保持整潔

〔日〕美崎榮一郎

從桌面到抽屜,統統亂成一團,這是許多人常見的毛病。為什麼你不能有整潔的辦公桌呢?因為混亂正是忙碌的象征,你根本來不及整理,就必須投入新的任務。於是在不知不覺中,就陷入瞭“忙碌—沒空整理—工作效率更低—更加忙亂”的惡性循環。

要斬斷這種惡性循環,請試試“將桌面歸零”。

把桌面及四周堆滿的雜物,全部毫不猶豫地打包裝進紙箱或紙袋裡。別懷疑,這是應急的方法,隻要你把現在用不到的東西挪到視線范圍以外,就能提升工作效率。

當桌面亂七八糟時,不僅要用的東西常被淹沒,你還得花時間翻找。現在,如果你仍然需要這些東西,那麼再從箱子或袋子裡把它們找出來也不遲。

或許有人覺得,翻箱倒櫃也要花時間,這跟從亂七八糟的東西中找到所需物品差不多。但是,現在你可以一眼看到待處理的急件、隨時要查閱的資料,效率肯定會迅速提升。

原先堆在周遭的東西,不是每樣都非留不可。7天內一次都沒用過的東西,根本不必放在桌上。

你可以定期檢查,留下最近要用的東西,然後再考慮如何整理它們。

接下來要教你“歸位的方法”。選好要留在桌上的東西之後,很多人會全部擺回去,正好將桌面塞滿,這可不行。要記住,桌上隻能擺到八分滿。如果一開始就把桌面和抽屜塞滿,那麼將來新的東西根本沒地方放,更不必說收納或整理瞭。請謹記“80%原則”,因為新的東西增加的速度是非常快的。

還要註意“固定東西的位置”,這點非常重要。如果你養成習慣——筆放在這裡、橡皮放在那裡,知道每一件物品的位置,那麼使用時就能輕松拿到。

(劉 雲摘自四川文藝出版社《自律的你真美》一書,Yuoning Chien圖)

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